Política de Anticorrupción

I. OBJETO

• El cumplimiento de la normatividad vigente en México como base la Ley Federal para el Control de Precursores Químicos y Productos Químicos Esenciales
• La mitigación de riesgos legales, regulatorios y sanitarios
• La correcta implementación de controles de trazabilidad y conocimiento del cliente
• La operación eficiente del modelo comercial de VIRESA

Asimismo, la presente política reconoce la necesidad de garantizar un acceso razonable y responsable a productos químicos esenciales para aquellos usuarios cuya actividad lícita los requiere, pero que, por la naturaleza de su operación:

• No gestionan de forma habitual trámites regulatorios ante la autoridad sanitaria, o
• Utilizan dichos productos como insumos complementarios y no como parte central de su proceso productivo

Incluyendo, de manera enunciativa mas no limitativa:

• Investigadores, centros educativos y de investigación
• Áreas técnicas o de mantenimiento dentro de empresas
• Usuarios ocasionales con requerimientos legítimos y justificados

En este sentido, VIRESA adopta un enfoque de cumplimiento basado en riesgo, que permite:

• Facilitar el suministro responsable de estos productos
• Sin comprometer los principios de legalidad, trazabilidad y control

Adicionalmente, esta política tiene como finalidad que VIRESA actúe como un actor coadyuvante en la prevención del desvío de sustancias, mediante:

• La implementación de filtros comerciales razonables
• El monitoreo de patrones de consumo
• La generación de información trazable

Contribuyendo así a mitigar el uso indebido de productos químicos que pudieran representar un riesgo para la salud pública y la seguridad de la comunidad.

II. ALCANCE

Aplica a todas las operaciones de venta, distribución y comercialización de PQE realizadas por VIRESA, incluyendo personal comercial, administrativo, operativo y directivo.

III. MARCO NORMATIVO

Esta política se fundamenta en:

• Ley Federal para el Control de Precursores Químicos y Productos Químicos Esenciales
• Su Reglamento
• Acuerdos publicados en el Diario Oficial de la Federación (DOF) sobre cantidades y volúmenes
• Ley General de Salud

Criterio normativo clave:

• La aplicación de la Ley depende de volúmenes o cantidades por operación
• Operaciones por debajo de dichos umbrales no detonan obligaciones regulatorias completas, pero no eximen de trazabilidad ni de diligencia comercial
• La normativa no establece de forma expresa la obligación de validar documentación sanitaria del cliente en todos los casos, sin embargo, la debida diligencia comercial resulta recomendable

IV. PRINCIPIOS DE CUMPLIMIENTO

VIRESA conducirá la comercialización de Productos Químicos Esenciales bajo un enfoque de cumplimiento basado en riesgo, mediante el cual los niveles de control, documentación y validación se determinarán de forma proporcional a las características de cada operación.

Este enfoque considera, entre otros elementos:

• El tipo de producto
• El perfil del cliente
• La frecuencia y volumen de las operaciones
• La congruencia entre el producto adquirido y la actividad declarada

En este sentido, VIRESA observará los siguientes principios:

Legalidad: Todas las operaciones deberán realizarse en estricto apego a la normatividad aplicable.

Trazabilidad: Se deberá contar con información suficiente para identificar el origen, destino y características de cada operación, permitiendo su seguimiento en caso de requerimiento por parte de la autoridad.

Conocimiento del cliente: Se procurará contar con información razonable que permita validar la identidad del cliente, su actividad económica y el uso esperado del producto.

Prevención del desvío: Se implementarán controles orientados a evitar que los productos comercializados sean utilizados para fines ilícitos o distintos a los declarados.

Proporcionalidad de controles: Los requisitos documentales y niveles de validación no serán uniformes, sino que se ajustarán conforme al nivel de riesgo identificado en cada operación.

Acceso responsable: Se permitirá el suministro de productos a usuarios con requerimientos lícitos y justificados, aun cuando no cuenten con toda la documentación sanitaria formal, siempre que:

• Exista congruencia en el uso declarado
• Se mantenga trazabilidad suficiente
• No se identifiquen señales de riesgo

Monitoreo y ajuste dinámico: VIRESA podrá incrementar el nivel de control en cualquier momento cuando:

• Se detecten patrones atípicos de consumo
• Existan inconsistencias en la información del cliente
• Se acumulen volúmenes relevantes de operación
• Las normas, legislación o autoridad, así lo requieran.

Documentación y soporte: Se deberá conservar evidencia suficiente que permita acreditar la debida diligencia comercial y el cumplimiento de esta política ante cualquier revisión o requerimiento de autoridad.

Alcance del enfoque basado en riesgo:

El enfoque descrito en el presente apartado no sustituye el cumplimiento de las disposiciones legales aplicables, sino que constituye un mecanismo interno de prevención, supervisión y control orientado a reducir riesgos regulatorios, prevenir el desvío de sustancias y fortalecer la capacidad de respuesta de VIRESA ante requerimientos de autoridad.

V. CLASIFICACIÓN OPERATIVA DE PRODUCTOS

1. Productos con régimen de control limitado

   Únicamente para los productos químicos: ácido clorhídrico, ácido sulfúrico y tolueno

   Naturaleza:

   Productos que, conforme a disposiciones vigentes, presentan un nivel de regulación limitado o centrado en registro y trazabilidad.

   Lineamientos de comercialización:

   Se permitirá su venta a clientes que proporcionen información básica:

   • Constancia de situación fiscal coherente a su giro
   • Comprobante de domicilio
   • Carta responsiva de uso con datos de acuerdo con machote VIRESA
   • Orden de compra en hoja membretada.

   No se establecerá como requisito obligatorio la acreditación de aviso de funcionamiento sanitario ante la COFEPRIS como condición de venta

   Será obligatorio:

   • Registrar la operación
   • Mantener trazabilidad documental
   • Verificar congruencia razonable del uso declarado
   • Carta responsiva de uso

   Todos los documentos anteriores deben ser renovados cada diciembre.

2. Resto de Productos Químicos Esenciales (PQE)
   1. Distribuidores (personas físicas y morales que revendan el producto)

      Requisitos obligatorios (sin excepción):

      Documentación legal completa:

      • Constancia de situación fiscal coherente al giro
      • Comprobante de domicilio
      • Aviso de funcionamiento o registro sanitario ante la COFEPRIS de acuerdo con su giro (P.ej., Aviso de funcionamiento de insumos hospitalarios, aviso de funcionamiento de venta de reactivos, etc.)
      • Registro Federal de Contribuyentes RFC
      • Acta constitutiva (en su caso) con objeto social de acuerdo al ramo relacionado, relación de Accionistas y última modificación.
      • Identificación representante legal
      • Poder del representante legal en caso de no aparecer en el acta constitutiva (en su caso)
      • Carta de responsiva firmada, (para la primera compra y actualizará de forma anual)
      • Se declare uso lícito
      • Se asuma responsabilidad sobre el destino del producto
   2. Usuarios Finales (fabricantes o empresas reconocidas)

      Criterio de flexibilidad operativa controlada:

      Se permitirá la venta sin requerir aviso de funcionamiento ante COFEPRIS, siempre que:

      La operación acumulada:

      • No supere el 50% del límite establecido en DOF para el producto correspondiente

      Se cuente con:

      • Alta del cliente
      • Registro Federal de Contribuyentes RFC
      • Constancia de situación fiscal coherente al giro
      • Identificación del cliente
      • Giro o actividad económica consistente
      • Datos de uso esperado del producto
      • Carta responsiva de uso (para la primera compra y se actualiza de forma anual)

      Se garantice:

      • Registro interno de la operación
      • Orden de compra oficial del cliente
      • Trazabilidad del cliente

      Escalamiento por volumen acumulado:

      Sin perjuicio de que los umbrales regulatorios aplican por operación individual, VIRESA establece como control interno que:

      Cualquier usuario, persona física o moral, que de manera acumulada rebase el 50% definido como el valor de referencia establecido durante un periodo anual (enero a diciembre), deberá cumplir con los requisitos documentales completos previstos para distribuidores.

      En dichos casos, el cliente quedará sujeto a:

      • Integración de expediente completo
      • Entrega de documentación equivalente a la requerida para distribuidores
      • Evaluación adicional por parte de VIRESA

      Este criterio constituye un mecanismo interno de control de riesgo y no sustituye la aplicación de la normatividad vigente.

VI. CONTROLES INTERNOS OBLIGATORIOS

Para todas las operaciones:

• Registro de ventas por cliente y producto
• Validación básica de actividad económica
• Monitoreo de recurrencia y volumen acumulado
• Conservación documental

VII. CONTROLES OPERATIVOS

Validación de documentación sanitaria:

El aviso de funcionamiento o registro sanitario podrá acreditarse mediante:

• Formato digital emitido por COFEPRIS (DIGIPRIS), o
• Documentos emitidos en formatos anteriores debidamente sellados

Para empresas del sector alimentos, se considerará válido el aviso emitido por SENASICA, siempre que resulte congruente con la actividad del cliente.

Facturación y segregación de productos:

Los Productos Químicos Esenciales deberán ser facturados de manera independiente respecto de otros productos, con el fin de asegurar su correcta identificación, control y trazabilidad.

Registro en sistemas regulatorios:

En aquellos casos en que las operaciones superen los umbrales aplicables, se deberá realizar el registro correspondiente en el sistema SiSUS dentro de un plazo no mayor a 24 horas posteriores a la facturación.

Transporte y entrega de productos

Con la finalidad de asegurar la trazabilidad y control en la distribución de Productos Químicos Esenciales:

Transporte controlado por VIRESA:

Los envíos gestionados directamente por VIRESA deberán realizarse exclusivamente a través de:

• Transportes Castores
• XCF Transporte de Carga Consolidada (aplicable únicamente para envíos en tarima completa)

Transporte gestionado por el cliente:

En caso de que el cliente requiera un medio distinto de transporte:

• Deberá gestionar directamente la recolección en las instalaciones de VIRESA
• Se deberá formalizar la liberación de responsabilidad correspondiente mediante carta firmada

Carta de no responsabilidad:

Independientemente del medio de transporte, podrá requerirse la firma de una carta de no responsabilidad respecto del traslado, conforme a criterios internos de riesgo.

Aplicación a soluciones valoradas:

Las soluciones químicas valoradas podrán ser exceptuadas de ciertos requisitos documentales conforme a su naturaleza

No obstante, quedarán sujetas a las mismas reglas de transporte y control logístico que los Productos Químicos Esenciales

VIII. RESTRICCIONES Y SEÑALES DE ALERTA

Independientemente del cumplimiento de los requisitos documentales y operativos establecidos en la presente política, VIRESA deberá aplicar criterios de análisis y juicio comercial para identificar posibles riesgos en las operaciones.

Se deberán detener, escalar o reevaluar operaciones cuando:

• El cliente no pueda justificar razonablemente el uso del producto
• Existan inconsistencias entre el producto solicitado y la actividad económica declarada
• Se detecten patrones atípicos de compra, incluyendo recurrencia inusual o incrementos no justificados
• Se identifique fragmentación de pedidos que, en conjunto, puedan representar un nivel de riesgo
• El cliente proporcione información incompleta, contradictoria o evasiva

IX. RESPONSABILIDADES

Área Comercial: cumplimiento en la originación de ventas

Crédito y Cobranza / Administración: resguardo documental

Dirección Operativa: supervisión de cumplimiento

X. NATURALEZA DE LA POLÍTICA

Las obligaciones de trazabilidad, registro y cumplimiento derivan de la Ley aplicable

Los criterios de segmentación de clientes y niveles de documentación constituyen política interna de control de riesgo de VIRESA